Política de privacidad

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

CONTENIDO

 

INTRODUCCIÓN

En virtud de lo establecido en la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, según la cual todas las entidades públicas o privadas que manejen datos personales, deberán adoptar las Políticas de Datos Personales y los procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para asegurar el efectivo ejercicio de los derechos de los Titulares.  

 

Estas Políticas de Datos Personales son obligatorias para Dispropan Caribe Ltda., sus administradores, sus empleados y sus funcionarios.  Estos serán responsables a su vez por garantizar que las mismas sean conocidas por terceros, clientes, proveedores y contratistas que con ocasión de una relación contractual puedan llegar a tener acceso a la información de las bases de Datos Personales frente a las cuales Dispropan Caribe Ltda. sea Responsable o Encargado del Tratamiento. 

 

En cumplimiento a lo establecido en los literales d) y e) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, para efectos de este documento Dispropan Caribe Ltda., en calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares que reposan en sus Bases de Datos, han adoptado la presente Políticas de Protección de Datos Personales para garantizar que la recolección y Tratamiento que se hace de los Datos Personales se ajuste las disposiciones legales vigentes.

 

CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES

 

ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Esta Política fue elaborada teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

 

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Esta Política principalmente se entienden aplicables a las Bases de Datos de la Empresa donde Dispropan Caribe Ltda., sea el Responsable del Tratamiento, tales como: las Bases de Datos de los trabajadores, las Bases de Datos de clientes y las Bases de Datos de proveedores/contratistas.

 

ARTÍCULO 3. OBJETO. Proteger y garantizar con base en la presente Política el derecho constitucional de Habeas Data reglamentado por la Ley 1581 de 2012 que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se hayan recogido sobre ellas en las Bases de Datos de carácter personal o archivos que Dispropan Caribe Ltda. haya recopilado. Para efectos de la presente Política Dispropan Caribe Ltda., se considera como el responsable de la información.  

 

ARTÍCULO 4. ALCANCE.  La Política aplica a los Datos de los trabajadores de todos los niveles de Dispropan Caribe Ltda., de los clientes, prospectos de clientes, de los proveedores/contratistas y a todas las Bases de Datos que se encuentren en poder de Dispropan Caribe Ltda. Aplica para las relaciones entre Dispropan Caribe Ltda., como responsable y cualquiera de sus encargados.

  

ARTÍCULO 5. DEFINICIONES. Para dar aplicación a lo dispuesto en la presente Política, se entiende por:  

 

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales, de acuerdo con la finalidad informada por el Responsable.

 

  1. Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el Responsable, que es puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, el cual le comunica la información relativa a la existencia de las Políticas de Tratamiento de Información que le serán aplicables a sus Datos, la forma de acceder a las mismas y la finalidad para la cual serán usados dichos Datos.

 

  1. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

 

  1. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

  1. Dato privado: Aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

 

  1. Dato público: Aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los Datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 

  1. Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, incluyendo pero sin limitarse a Datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los Datos relativos a la salud, a la vida sexual y los Datos Biométricos.

 

  1. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

 

  1. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos.

 

  1. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

 

  1. Transferencia: La transferencia de Datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

  1. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

  1. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  

ARTICULO 6. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

 

  1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

 

  1. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

 

  1. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

 

  1. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  2. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de Datos que le conciernan.

 

  1. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de la ley y la constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y /o por las personas que autorice la ley. Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados;

 

  1. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte del Responsable, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

  1. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

 

ARTICULO 7. FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS  

 

7.1. FINALIDADES: El Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares se llevará a cabo por parte de Dispropan Caribe Ltda., con las siguientes finalidades:

 

  1. a) Bases de Datos de trabajadores: Comprende los Datos de trabajadores activos y retirados de la Empresa para la siguiente finalidad: seguimiento, control y gestión en los procesos propios de selección, contratación, nómina, compensación, formación y desarrollo, bienestar, salud ocupacional y gestión ambiental, comunicaciones, seguridad social, parafiscales, información de novedades, reportes a autoridades de vigilancia y control, traslado de información a terceros para pagos y compensaciones de los trabajadores (ejemplo financieras) y demás usos para fines administrativos, comerciales, de contacto y, en general, con el propósito de administrar correctamente la relación laboral por parte de La Empresa con sus empleados. La Empresa, podrá compartir los Datos de sus trabajadores con sus clientes actuales o potenciales, en desarrollo de su relación comercial y con el fin de cumplir con sus obligaciones comerciales y/o contractuales.

 

  1. b) Bases de Datos de proveedores/ contratistas: Comprende la recolección, almacenamiento, uso, circulación, Tratamiento a nivel nacional e internacional, transferencia, transmisión para administrar correctamente la relación comercial por parte de la Empresa con sus proveedores/contratistas, el control y prevención de fraude, consulta y reporte del riesgo, oferta de productos o servicios, realización de encuestas con fines comerciales, financieros, o publicitarios a través de mensajes de texto, correo electrónico, SMS, WhatsApp y/o las redes sociales que maneje la Empresa (Instagram, Facebook, etc.), enviar información sobre eventos, concursos y rifas, enviar comunicación comunicaciones publicitarias, comerciales y promocionales de los productos y servicios, dar a conocer noticias relacionadas con los productos y servicios de la Empresa, adelantar procedimientos de seguridad en las instalaciones de la compañía Responsable y/o como medio probatorio ante una autoridad judicial o administrativa, cuando los Datos sean obtenidos a través de grabaciones o suministrados por el Titular a la empresa de vigilancia para el ingreso o permanencia en las instalaciones de la compañía Responsable, para fines estadísticos, de consulta, gremiales y actuariales y, en general, el empleo y utilización de todos los Datos suministrados con el propósito de desarrollar el objeto social de la Empresa y lo estipulado en los respectivos contratos y/o documentos comerciales suscritos entre las partes, así como para administrar correctamente la relación comercial por parte de La Empresa con sus proveedores/contratistas.

 

  1. c) Bases de Datos de clientes o prospectos: Comprende todos los clientes a quienes se les venden productos o prestan servicios, o prospectos de clientes, y tendrá la siguiente finalidad: recolección, almacenamiento, uso, circulación, Tratamiento a nivel nacional e internacional, transferencia, transmisión para efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la Compañía Responsable, en lo referente al cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información, evaluaciones de servicio, investigaciones de mercado, enviar información sobre eventos, concursos, rifas, enviar comunicaciones publicitarias, comerciales y promocionales de sus productos y servicios a través de mensajes de texto, correo electrónico, SMS, WhatsApp y/o las redes sociales que maneje la Empresa (Instagram, Facebook, etc.), realizar encuestas, y dar a conocer noticias relacionadas con los productos y servicios de la Empresa, gestionar trámites relacionados con las solicitudes, quejas y reclamos, efectuar encuestas a satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos ya sea directamente por el Responsable o por el Encargado de la información, transmitir los Datos Personales dentro y fuera del país a terceros con los cuales la Compañía Responsable haya suscrito un contrato de transmisión de Datos y sea necesario para el cumplimiento del objeto contractual, control y prevención del fraude, adelantar procedimientos de seguridad en las instalaciones de la Compañía Responsable y/o como medio probatorio ante una autoridad judicial o administrativa, cuando los Datos sean obtenidos a través de grabaciones o suministrados por el Titular a la empresa de vigilancia para el ingreso o permanencia en las instalaciones de la Compañía Responsable, fines estadísticos, de consulta, gremiales y actuariales y, en general, empleo y utilización de todos los Datos suministrados con el propósito de desarrollar el objeto social de la Empresa y lo estipulado en los respectivos contratos y/o documentos comerciales suscritos entre las partes, así como, para administrar correctamente la relación comercial por parte de La Empresa con sus clientes.

 

  1. d) Datos de Socios, Accionistas y Miembros de Junta Directiva: El Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares se llevará a cabo por parte de la Compañía Responsable con las siguientes finalidades: Enviar la información pertinente para las reuniones del órgano societario, enviar citaciones a las reuniones de Junta Directiva, Asambleas o Junta de Socios, enviar todos los documentos relacionados con la gestión de la Junta Directiva, Asamblea de Accionistas o Junta de Socios y los que indica la ley, los estatutos, administración y gestión de acciones, fines estadísticos y de consulta; enviar información sobre eventos, concursos y rifas, enviar comunicaciones publicitarias, comerciales y promocionales de sus productos y servicios a través de mensajes de texto, correo electrónico, SMS, WhatsApp y/o las redes sociales que maneje la Empresa (Instagram, Facebook, etc.); información relacionada con productos para la financiación en la adquisición de sus bienes y servicios; realizar encuestas, y dar a conocer noticias relacionadas con los productos y servicios de la Compañía; adelantar procedimientos de seguridad en las instalaciones de la Compañía Responsable y/o como medio probatorio ante una autoridad judicial o administrativa, cuando los Datos sean obtenidos a través de grabaciones o suministrados por el Titular a la empresa de vigilancia para el ingreso o permanencia en las instalaciones de la compañía Responsable.

 

  1. e) Datos Sensibles y Datos de Menores de Edad El Tratamiento de los Datos Sensibles, Biométricos, imagen personal y voz, y los Datos de Menores De Edad cuyo Tratamiento fue autorizado, se llevará a cabo por la Compañía Responsable con las siguientes finalidades:

 

  • Llevar a cabo actividades de marketing, captación de clientes, campañas de activación de marca en redes sociales.

 

  • Realización de encuestas con fines comerciales, financieros o publicitarios a través de mensajes de texto, correo electrónico, SMS, WhatsApp y/o las redes sociales que maneje la Empresa (Instagram, Facebook, etc.)

 

  • Adelantar procedimientos de seguridad en las instalaciones de la Compañía Responsable y/o como medio probatorio ante una autoridad judicial o administrativa, cuando los Datos sean obtenidos a través de grabaciones o suministrados por el Titular a la empresa de vigilancia para el ingreso o permanencia en las instalaciones de la Compañía Responsable.

 

(iv) Fines estadísticos, de consulta, gremiales y actuariales.

 

  1. f) Datos Biométricos – sistema de Video vigilancia: El Tratamiento de los Datos Biométricos y de las imágenes capturadas a través cámaras de seguridad se llevará a cabo por parte de Dispropan Caribe Ltda. con las siguientes finalidades: (i) Las cámaras de seguridad sólo captan imágenes, con el fin de monitorear la seguridad de las instalaciones de la Compañía Responsable, (ii) Los Datos recogidos a través de sistemas biométricos se utilizarán para el ingreso a las instalaciones con el fin de preservar la seguridad de las mismas y de las personas que las ocupan. (iii) Salvaguardar la seguridad del personal, proveedores/contratistas y visitantes que ingresen y/o permanezcan en las diferentes instalaciones de la Compañía Responsable; (iv) Adelantar procedimientos de seguridad en las instalaciones de la Compañía Responsable y/o como medio probatorio ante una autoridad judicial o administrativa.

 

CAPÍTULO II. DERECHOS Y DEBERES

 

ARTÍCULO 8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. Los Titulares de la información tienen los siguientes derechos:

 

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a Datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

 

  1. Solicitar prueba de la autorización otorgada Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

 

  1. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.

 

  1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y la presente Política, previo agotamiento del procedimiento de reclamación directa establecido en este documento.  

 

  1. Revocar la autorización y /o solicitar la supresión de Datos cuando el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

 

  1. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

  1. Los demás derechos que se encuentren contenidos en la normativa vigente respecto de la materia.

 

ARTÍCULO 9. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DE LA INFORMACIÓN: En calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales Dispropan Caribe Ltda. acepta y reconoce que estos pertenecen única y exclusivamente a sus Titulares y que sólo ellos pueden disponer sobre los mismos, razón por la que sólo harán uso de ellos respetando la legislación vigente.  

 

De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Dispropan Caribe Ltda. se comprometen a cumplir con los siguientes deberes, en lo relacionado con el Tratamiento de Datos Personales:  

 

  1. Garantizar al Titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data;

 

  1. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

 

  1. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

 

  1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

  1. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

 

  1. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los Datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

 

  1. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

 

  1. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente Datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

 

  1. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

 

  1. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012.

 

  1. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus Datos.

 

  1. Informar a la Autoridad de Protección de Datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

 

  1. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

  1. Insertar en la Base de Datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente, sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del Dato Personal.

 

  1. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

  1. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.

 

  1. Informar a través de los medios que considere pertinentes los nuevos mecanismos que implemente para que los Titulares de la información hagan efectivos sus derechos.

 

  1. Los demás previstos en la Ley.

 

CAPÍTULO III. AUTORIZACIÓN

 

ARTICULO 10. AUTORIZACIÓN. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de Datos Personales por parte del Responsable, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. Dispropan Caribe Ltda., en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los Titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

 

10.1 Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles - Cuando se trate de la recolección de Datos Sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

 

  1. La autorización debe ser explícita.

 

  1. Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el

Tratamiento de dicha información.

 

  1. Se debe informar de forma explicita y previa al Titular cuáles de los Datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

 

10.2. Autorización de Tratamiento de Datos de niños, niñas y adolescentes (NNA)- Cuando se trate de la recolección y Tratamiento de Datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:

 

  1. La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA. El representante de los NNA deberá́ garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del Tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto.

 

  1. Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre Datos de los NNA.

 

ARTÍCULO 11. AVISO DE PRIVACIDAD. Este documento será puesto a disposición del Titular de Datos Personales y como mínimo contendrá la siguiente información: 

 

  1. Identificación del Responsable del Tratamiento de los Datos Personales (nombre, dirección y datos de contacto).

 

  1. El tipo de Tratamiento al cual serán sometidos los Datos y la finalidad del mismo.

 

  1. Los mecanismos generales que ha dispuesto Dispropan Caribe Ltda. para que el Titular de la información acceda, conozca y consulte la Política de Tratamiento de La Información y los cambios que se produzcan en ella.

 

Dispropan Caribe Ltda. conservará el modelo del aviso de privacidad que se pone a disposición de los Titulares mientras se lleve a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales y perduren las obligaciones que de éste deriven. Para el almacenamiento del modelo, se emplearán medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.

 

CAPÍTULO IV. PROCEDIMIENTOS DE RECOLECCIÓN, ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

 

ARTÍCULO 12. DESIGNACIÓN. Dispropan Caribe Ltda. designan a Rosa Janeth Diaz Plata para cumplir con la función de protección de Datos Personales, así como para dar trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria.  

  

ARTÍCULOA 13. RECOLECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES. En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de Datos deberá limitarse a aquellos Datos Personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual serán tratados conforme a la normativa vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrá recolectar Datos Personales sin autorización del Titular.  

 

No se podrá utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de Datos Personales. 

 

Respecto a la recolección de los Datos Personales, los Responsables manifiestan que:

 

  1. La Información proporcionada por los Titulares podrá ser usada de acuerdo con la finalidad establecida en la presente Política.
  2. No se revelará la información de los Datos Personales de los Titulares a terceras partes sin contar con la respectiva autorización.

 

ARTÍCULO 14. DERECHO DE ACCESO. Es el poder de disposición o decisión que tiene el Titular sobre la información que le concierne. Este derecho conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de Tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades del mismo.

 

ARTÍCULO 15. CONSULTAS. De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, los Titulares de la información o sus causahabientes podrán consultar de manera gratuita la información personal del Titular que repose en cualquier Base de Datos de las que sea responsable Dispropan Caribe Ltda. y ésta estará obligada a suministrar a aquellos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

 

Para atender las solicitudes que les sean elevadas con relación a las consultas personales, el Responsable, garantiza: 

 

  1. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
  2. Establecer mecanismos fáciles y confiables (formularios, sistemas y otros métodos simplificados) que deben ser informados a través del aviso de privacidad.
  3. Utilizar los canales de atención al cliente que actualmente tiene en operación.

 

El Titular de los Datos Personales tiene derecho a consultar los Datos que reposan en la Base de Datos de Dispropan Caribe Ltda., dirigiendo una comunicación escrita a la Calle 11 No. 39-06 en la ciudad de Barranquilla, o a través de la página web (contáctenos) www.dispropancaribe.com o al Correo Electrónico: bdatos@dispropancaribe.com, o a la línea de atención 57 (035) 3448099 de lunes a viernes de7:00 am a 5:30 pm, sábados de 7:00 am a 2:00 pm en jornada continua.  

 

Todas las solicitudes de consulta que se hagan a Dispropan Caribe Ltda. deberán ser atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibido de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderán su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

ARTÍCULO 16. RECLAMOS. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de la Ley de Protección de Datos, Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante Dispropan Caribe Ltda. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 

 

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Rosa Janeth Diaz Plata, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
  2. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
  3. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha el requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  4. En caso de quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informara de la situación al interesado.
  5. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una observación que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha observación deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.  
  6. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibido. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

ARTÍCULO 17. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS. En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar a Dispropan Caribe Ltda. la rectificación, actualización o supresión de sus Datos Personales, previa acreditación de su identidad. Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

 

  1. El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad.
  2. Su representante, previa acreditación de la representación.

 

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por Dispropan Caribe Ltda., y contener, como mínimo, la siguiente información:

 

  1. El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
  2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
  3. La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
  4. En caso de ser necesario, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los Datos Personales.

 

El Titular de los Datos Personales podrá elevar su reclamación a Dispropan Caribe Ltda., dirigiendo una comunicación escrita a la Calle 11 No. 39-06 en la ciudad de Barranquilla, o a través de la página web (contáctenos) www.dispropancaribe.com o al Correo Electrónico: bdatos@dispropancaribe.com, o a la línea de atención 57 (035) 3448099 de lunes a viernes de7:00 am a 5:30 pm, sábados de 7:00 am a 2:00 pm en jornada continua.  

 

ARTÍCULO 18. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS. Dispropan Caribe Ltda. rectificarán y actualizarán a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, según el procedimiento y los términos señalados en el artículo anterior, siempre y cuando la solicitud de rectificación y/o actualización incluya las correcciones propuestas debidamente fundamentadas.  

 

ARTÍCULO 19. SUPRESIÓN DE DATOS. En concordancia con lo dispuesto en esta Política, el Titular de la información en todo momento tendrá derecho a solicitar la supresión total o parcial de sus Datos Personales de las Bases de Datos de Dispropan Caribe Ltda., cuando:

 

  1. No estén siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
  2. Hayan dejado de ser necesarios para la finalidad con la cual se recolectaron.
  3. Se haya superado el periodo de tiempo requerido para cumplir con el fin con el que se recolectaron.

 

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en relación con las Bases de Datos de Dispropan Caribe Ltda. Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

 

  1. El Titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la Base de Datos.
  2. La supresión de los Datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o la investigación y persecución de delitos.
  3. Los Datos que sean necesarios para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

 

El Titular tiene derecho a solicitar la supresión de sus Datos Personales que reposan en la Base de Datos de Dispropan Caribe Ltda., dirigiendo una comunicación escrita a la Calle 11 No. 39-06 en la ciudad de Barranquilla, o a través de la página web (contáctenos) www.dispropancaribe.com o al Correo Electrónico: bdatos@disporpancaribe.com, o a la línea de atención 57 (035) 3448099 de lunes a viernes de7:00 am a 5:30 pm, sábados de 7:00 am a 2:00 pm en jornada continua.  

 

ARTÍCULO 20. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los Titulares de la información pueden revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, el Responsable establece los siguientes mecanismos:

 

El Titular tiene derecho a revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de sus Datos Personales que reposan en las Bases de Datos de Dispropan Caribe Ltda., dirigiendo una comunicación escrita a la Calle 11 No. 39-06 en la ciudad de Barranquilla, o a través de la página web (contáctenos) www.dispropancaribe.com o al Correo Electrónico: bdatos@dispropancaribe.com, o a la línea de atención 57 (035) 3448099 de lunes a viernes de7:00 am a 5:30 pm, sábados de 7:00 am a 2:00 pm en jornada continua.  

 

CAPÍTULO V. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

 

ARTÍCULO 21. MEDIDAS DE SEGURIDAD. Dispropan Caribe Ltda., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

ARTÍCULO 22. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. Dispropan Caribe Ltda. “mantendrán protocolos de seguridad” de obligatorio cumplimiento para aquellos que tengan acceso a los Datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

 

  1. Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos.
  2. Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012
  3. Funciones y obligaciones del personal.
  4. Estructura de las Bases de Datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.
  5. Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los Datos.
  6. Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.
  7. Medidas a adoptar cuando un soporte o documento vaya ha ser transportado, desechado o reutilizado.
  8. El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.
  9. El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los Datos Personales.

 

 

Las medidas de confidencialidad y seguridad de la información, implementadas por Dispropan Caribe Ltda. son:

 

  1. La Base de Datos de Dispropan Caribe Ltda. reposa en los servidores del centro de cómputo del mismo.
  2. El centro de cómputo está administrado por un tercero contratado por Dispropan Caribe Ltda, Nuestro Proveedor de TI es CC Compu Soluciones SAS quien son responsable de la sección de Redes e Infraestructura de la Gerencia de Tecnología Informática de la Organización, quienes controlan el acceso físico a personal autorizado.
  3. El sistema operativo Windows Server 2019 de los servidores, provee control de acceso al servidor a través de usuario y contraseña para uso exclusivamente del administrador.
  4. El acceso de los empleados de la Organización a la Base de Datos para registro de transacciones, consultas o reportes es autorizado a través de perfiles de usuarios de la aplicación ERP de la organización, que se le asignan de acuerdo al cargo o rol que el empleado ejerza.
  5. El acceso a la Red se encuentra administrado por firewall donde se tiene restringida el acceso externo a usuarios no autorizados (red WAN).
  6. El firewall bloquea automáticamente aquella ip pública mediante los parámetros de detección de intruso (atacante) que quiere tener acceso a nuestra red de datos.
  7. Los usuarios externo autorizados se conectan mediante una red privada virtual que cuenta con un acceso cifrado con claves seguras (VPN).
  8. Mediante el Controlador de Dominio de la red local se tiene implementado contraseñas de acceso para cada usuaria que accede desde su estación de trabajo.
  9. EL respaldo y permanencia de la información se ejecuta mediante copias de seguridad con periodicidad diaria, haciendo transferencia de esa copia a otro equipo dentro de la red, adicional a esto se realiza una copia de seguridad espejo cada 6 meses o cuando se realice una modificación al sistema en un disco externo.

 

 

CAPÍTULO VI. DISPOSICIONES FINALES

 

ARTÍCULO 23. DESIGNACIÓN. La Compañía Responsable, designa a Rosa Janeth Diaz Plata, cómo área que asume la función de protección de Datos Personales, así como para dar trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria. 

 

A nivel interno se han establecido procedimientos para la oportuna y eficaz atención de los derechos de los Titulares teniendo en cuenta nuestra estructura administrativa interna. 

 

ARTÍCULO 24. LEGISLACIÓN NACIONAL VIGENTE. Esta Política se rige por lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 reglamentada por el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que la modifiquen, deroguen o sustituyan.  

 

ARTÍCULO 25. VIGENCIA DE LA POLITICA. La presente Política rige a partir de su publicación.